Asistir a una feria requiere de una importante cantidad de trabajo y de dinero, de un esfuerzo que cualquier entidad o empresa hace -o debe hacer- con la decidida intención de rentabilizarlo.  Esta rentabilidad se da por medios muy diversos, en unos casos tangibles y en otros no, pero en todo caso contabilizables.  Cada cual con su proyecto…

Lo que está de sobras demostrado es que una buena planificación del trabajo y una adecuada preparación del proceso contribuyen de manera decisiva en dichos resultados.  En este sentido, quiero proponerles una reflexión sobre cuatro aspectos que considero importantes y no siempre bien resultos.  Los trataré como consejos, de consultor a cliente:

Consejo primero: Incentive a quienes visitan su stand.
Esto no quiere decir que prepare baratijas o reclamos para regalar a todo el que pase por allí, sino que identifique qué puede llevarse quien lo visite que sea valorado por éste.  Cada cual tiene su público y debe conocerlo lo suficiente como para que este asunto no produzca problemas. Por lo general, este incentivo debe servir a sus intereses (mensajes) y a los de sus visitantes, a la vez.  Si el objeto que les regala es de última tecnología o sirve para ahorrar tiempo en las tareas o dinero, servirá estupendamente; pero siempre es interesante buscarlo desde nuevos ángulos y asociarlos a ideas o valores que nos interesen, aunque no guarden una relación directa con los servicioos o productos que nosotros ofrecemos. Otra cosa es el merchandising, que tiene un cometido específico y que nunca hay que confundir con los soportes o las atenciones.

Consejo segundo: Use eficazmente sus posibilidades con la prensa.
La prensa no está formada por los dos a o tres periodistas que conoce cualquiera: es un mundo complejo y diverso al que hay que acercarse con ciencia y con conciencia. Una buena gestión de prensa nos proporcionará excelentes resultados, que se verán reflejados en el balance final.  Por ejemplo, pídale a la organización de la feria un listadode los medios con los que trabaja y encuentre qué publicaciones le interesan o tienen previsto cubrir la feria o publicar especiales sobre la misma.  Prepare informes de prensa con información relevante y profesional sobre su producto o servicio, incluyendo datos de su entorno, de sus valores, de sus circunstancias o de otros mercados que puedan reforzar su papel.  Un buen asesoramiento será vital en este sentido. No olvide buenas fotos, gráficos… y un contacto claro, solvente y estable para sus relaciones con la prensa.

Consejo tercero: Prepare al personal de su stand para toda circunstancia
Su stand es su herramienta. Al asistir a una feria, su entidad se está poniendo sobre el escenario o, lo que viene a ser lo mismo, está haciendo una declaración rotunda sobre quién es, qué hace, cómo lo hace…  Su stand debe ser un espacio acogedor, pero su personal no lo debe ser menos.  Asigne tareas claras y concretas a su personal en la feria, proporcióneles entrenamiento sobre su mensaje, quédese seguro de que sabrán tratar con solvencia a un cliente, a un medio de comunicación, a un igual… a la competencia… Eso no quiere decir que cada uno de los integrantes de su equipo debe estar capacitado para resolver cualquier proceso, sino que debe saber como afrontarlo y como encauzarlo o derivarlo adecuadamente.  No basta con la manida e ineficaz charleta a las azafatas o azafatos una hora antes de que comience la feria.  Es más, considere que el personal que no está específicamente preparado para atender el stand ni siquiera debería estar allí.

Cuarto consejo: Deje organizado el seguimiento de resultados antes de que comience la feria
La mayor parte de las entidades que van a ir a una feria se concentran los dias previos en los aspectos técnicos y estéticos del stand, el material informativo, las aplicaciones comerciales, las invitaciones, la agenda… Todo eso está muy bien, pero cuando acaba la feria todo el mundo está cansado y acaba por postergar el seguimiento de las pistas y los contactos para algunos dias después.  Lo mejor, lo más eficiente, es tener preparado de antemano el plan y el método para analizar toda la información con que se vuelve de la feria y poner a trabajar sobre la misma al personal adecuado en cada caso desde el primer momento. Sin pérdias de valor ni de tiempo. Trate su reexplotación de una feria como otro elemento más de la gestiónd del proyecto.

Insisto en lo dicho al principio. Las acciones comerciales requieren una gran cantidad de trabajo y de dinero para que tengan éxito. Al final, su éxito en una feria dependerá también de la cantidad de esfuerzo que ponga en ella. Y de su calidad profesional al afrontarla. Y de su capacidad para dejarse ayudar por expertos…